Um erkennen zu können, was die Chef Sekretärinnen Funktion in der Praxis darstellt, sollte man sich den Aufgabenbereich dieser realen Mitarbeiterin einmal genauer anschauen. Sie ist unter anderem dafür verantwortlich, seine Telefonate entgegenzunehmen, vorzusortieren und an ihn

weiterzuleiten. Andererseits muss sie ihm den Rücken frei halten, wenn er gerade eine Besprechung hat, bei der er nicht gestört werden möchte. Auch unterwegs sind eingehende Telefonate nicht immer willkommen. Bisher gab es dort nur die Möglichkeit, das Telefon auszuschalten oder die Anrufe wegzudrücken. In Unternehmen, die eine einzige Einwahlnummer mit Handvermittlung haben, kann man alternativ auch in der Telefonzentrale Bescheid geben und die Anrufe auf eine andere Rufnummer legen lassen. Doch das Bild der Telefonistin vor einem riesigen Schaltpult verschwindet immer mehr aus dem Alltag. Also musste eine intelligente Software her, mit der man dieses Problem lösen konnte.

Die derzeit am weitesten verbreitete Softwarelösung mit Chef Sekretärinnen Funktion wurde für das Betriebssystem Windows entwickelt. Es gibt jedoch auch für die anderen Betriebssysteme interessante Lösungen. Es wurde auch ein Projekt zur Verbesserung des Nutzerkomforts bei Voice over IP entwickelt. Dieses Softwarepaket ermöglicht es, von einem Arbeitsplatzrechner aus mehrere Cheftelefone im Blick haben zu können. Während in der Anfangszeit die Anmeldung an diesem System nur mit einem bestimmten kabelgebundenen Telefonen oder Computern mit VoIP Software möglich war, kann die Anmeldung in die neuesten Varianten von unterschiedlichen Telefonen aus erfolgen.

Kernstück der Chef Sekretärinnen Funktion ist die Anzeige der angemeldeten Cheftelefone. Ihnen können verschiedene Merkmale zugeordnet werden, die von einem eigenen Telefonbuch mit Kurzwahlspeicher bis hin zu verschiedenen Verfügbarkeitszeichen reichen. Umgekehrt sieht der Chef in einem eigenen Ausgabefenster, ob die Sekretärin verfügbar ist oder nicht. So kann er mit ein paar Mausklicks oder Tastenkombinationen Funktionen aktivieren oder abschalten. Dazu gehören auch verschiedene Filter. So kann der Chef beispielsweise einstellen, welche Anrufe trotz aktivierter Weiterleitung an die Sekretärin zu ihm durchgestellt werden können. Das ist einer der Punkte, der dazu beiträgt, dass die Call Distribution deutlich effektiver möglich ist. Dadurch wird diese Softwarelösung auch außerhalb der Sekretariatsbereiche für den kommerziellen Einsatz interessant, weil vor allem auch bei Vorliegen bestimmter Kriterien die Anrufe an eine Unity Voice Box übergeben werden können.

Die Funktion bietet darüber hinaus noch andere Vorteile. Die Rufnummernfilter können auch einzelne Rufnummern ganz aussperren oder direkt auf einen Anrufbeantworter umleiten. So kann man sich wirksam gegen automatisierte Werbeanrufe schützen. Dazu trägt auch bei, dass die Callcenter inzwischen gesetzlich dazu verpflichtet worden sind, die bei ihnen bisher in den meisten Fällen aktivierte CLIR Funktion abzuschalten. Im Klartext heißt das, sie müssen ihre Rufnummern mit übermitteln und anzeigen lassen. Damit sind sie über CLIP alias Rufnummernerkennung in den Software Telefonanlagen auch separat sperrbar, was wiederum der Sekretärin die Arbeit erleichtert. Darüber hinaus punktet der Call Manager als Hilfsmittel für Voice over IP auch verschiedene Wählhilfen. So können Rufnummern aus dem internen Verzeichnis auch mit Mausklick angewählt werden.