Das Geheimnis hinter den erzielbaren Einsparungen bei Voice over IP liegt in der möglichen Bündelung mehrerer kleinerer Breitbandanschlüsse. Ehe man sich hier für ein konkretes Angebot eines Providers entscheidet, sollte man den eigenen Bedarf sehr gründlich analysieren. Dazu gehört es auch,

eine Statistik zu erstellen, wer in welchem Umfang das Internet nutzt und wie viele Mitarbeiter in Spitzenzeiten gleichzeitig nach draußen telefonieren möchten. Aus dem so ermittelten Bedarf kann man sich sein individuelles Paket zusammen stellen lassen. Bei mittelständischen Unternehmen wird es in den meisten Fällen darauf hinauslaufen, dass mehrere DSL Anschlüsse zusammen geschaltet werden, die von der Dimensionierung in dem Bereich liegen, wie sie auch im privaten Haushalt aufgeschaltet werden.

Wenn man bei der Bedarfsermittlung darauf gekommen ist, dass maximal zwanzig Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren möchten, dann reicht eine Koppelung von fünf DSL 6.000 Paketen völlig aus. Das kostet monatlich knapp hundert Euro, wenn man sie beispielsweise für die Flatrate eines großen deutschen Anbieters entscheidet. Wenn die gleichen zwanzig Mitarbeiter im Durchschnitt zwei Stunden an Arbeitstagen telefonieren und man einen Verrechnungspreis von nur drei Cent pro Minute zugrunde legt, käme man schon auf die stolze Summe von monatlich knapp 1.500 Euro, die man für die telefonische Kommunikation einplanen müsste. Je mehr telefoniert wird, desto größer ist natürlich die entstehende Preisdifferenz. Unberücksichtigt bleiben dabei auch die Rabatte, die die Provider für solche Mehrfachanschlüsse einräumen.

Da die Voice over IP Technik auf den Protokollen basiert, die auch im Internet und in anderen Datennetzwerken verwendet werden, kann man sich entscheiden, ob man für die Festnetztelefonie Ports einrichtet, an denen analoge Telefone weiter genutzt werden können oder ob man sich spezielle IP Telefone kauft, die SIP-fähig sind. Eine weitere Möglichkeit wäre das Aufspielen geeigneter Software auf den vorhandenen Computer, den man nur mit einem Headset ergänzen müsste. Die Nutzung der Computers als VoIP Telefon hat einige Vorteile, deren Potential man im Alltag nicht unterschätzen sollte. Die Art und der Umfang der erzielbaren Arbeitserleichterungen hängen immer von der Software ab, für die man sich entscheidet.

Für den gewerblichen Einsatz sind allerdings andere Softwarelösungen zu empfehlen, die Zusatzfunktionen haben. Hier schaut man am besten nach solchen Lösungen, die in der Lage sind, mit einer Software Telefonanlage zusammen arbeiten zu können. Dann kann nämlich die Telefonanlage nach der Rufnummernerkennung mittels CLIP gleich an dem Arbeitsplatz die Kundendaten aufrufen, an den sie das eingehende Gespräch durchstellt. Das ist auch möglich, wenn man automatische Wählsysteme, englisch auch Dialer genannt, mit in die Telefonanlage einbinden lässt. Das System erkennt, wen es erfolgreich erreicht hat, und leitet den Anruf genau an den Platz weiter, bei dem sie die dazugehörigen Kundendaten auf dem Computer anzeigen lässt. Das spart in der Praxis vor allem im Beziehungsmanagement jede Menge Zeit. Dafür sorgen auch die Verfügbarkeitsanzeige und die Mitarbeiterprofile, die man in der VoIP Software innerhalb des eigenen Netzwerkes anzeigen lassen kann.